Marie Kondo tem escrito livros sobre a transformação de sua vida defendendo uma (throw- it-out-and-iniciar-over), abordagem conhecida como o método KonMari. Enquanto a intenção de Kondo é que sua técnica seja aplicada internamente, seus princípios podem ser aplicados à organização de métodos em economia e negócios. Colunista do Financial Times, Tim Harford descobriram que os conceitos Konmari são bastante convincente uma vez que abordam diversos temas sobre economia comportamental e tomada de decisão humana. Como o conceito de "organização" é também inerente à gestão da informação, pensamos que seria interessante explorar a noção de Konmari.
"Colocar suas informações, a fim de mudar sua Organização para sempre”
O subtítulo acima é quase que um “erro” deliberado sob a premissa de Kondo, mas não é menos verdade que é o original. Parece banal o suficiente para simplesmente ordenar uma gaveta de meias ou organizar documentos armazenados em um armário de arquivo ou em uma unidade compartilhada. No entanto, no mundo dos negócios, a organização é muito mais do que meramente categorizar páginas (ou meias para que o assunto) e repleto de política e de riscos potenciais causando impacto negativo na linha de fundo. Indústrias inteiras foram construídas em torno da gestão e intermediação de informações. Essencialmente, isto é porque a informação contida nos documentos tem algum valor inerente, que pode conduzir um processo ou existir como o resultado de um processo. Informações valiosas devem ser organizadas, fáceis de encontrar e utilizáveis. Quando sua organização obtiver esses três itens no que diz respeito à gestão da informação, ela realmente mudará para sempre por causa da eficiência com relação ao tempo gasto em encontrar ou arquivar documentos gerando assim, aumento de produtividade.
Derrubar o Status Quo, ou seja, mudar tudo
Harford descobre que para a maioria das pessoas, não se importam de onde estão suas "coisas" onde é porque eles não podem pensar em uma boa razão para se livrar delas. Vamos dizer que nós somos uma organização que sempre manteve todos os documentos em papel, porque não podemos pensar em uma boa razão para se livrar deles, porque é o que sempre fizemos. Papel é o nosso status quo. Nós temos um monte de armários de arquivos e estamos incorrendo em custos de armazenamento e, pior ainda, ele nos toma muito tempo para localizar informações.
Usando o método Konmari, podemos virar o status quo tornando-o digital, (e jogar fora) documentos em papel, a menos que possamos pensar em uma razão convincente para pendurar-se no documento em papel. Muitas organizações querem se livrar dos mesmos, mas não sei por onde começar. Usando os princípios da Konmari podemos abordar a idéia do escritório sem papel a partir de hoje para frente. Em outras palavras, vamos digitalizar todos os documentos, a menos que haja uma razão convincente para não.
A falácia do custo afundado
Custo afundado significa investimentos (ou pagamentos) que já ocorreram e, portanto, não pode ser recuperado. No mundo da gestão da informação, vemos isso na maioria das vezes quando se trata de sistemas legados. Estes investidores tomam decisões irracionais porque parece um desperdício não usar algo que a organização já se comprometeu Kondo argumenta a irracionalidade que persiste na medida em que os gestores ignoraram um item que eles ainda consideram útil. Além disso, eles tendem a derramar ainda mais recursos para o sistema original para sustentá-lo, do que se livrar dele. Enquanto o conselho de Kondo é apenas "manter os itens que nos trazem alegria -" - Penso que as organizações só devem manter os itens que são utilizáveis e que possam gerar lucro. Por exemplo, se a sua organização tem um sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo legado (ECM) que é tão difícil de usar que ninguém consegue utilizá-lo você deve pensar muito antes de adicionar mais dinheiro, tempo e mão de obra nele.
Se você estiver interessado em ler mais sobre os problemas inerentes com sistemas legados ECM, confira o meu colega, o post de John Upham.
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