Poderia começar falando das inúmeras vantagens do documento digital, ou seja, da rapidez e segurança no acesso, dos ganhos na satisfação do cliente, a redução de custos etc., porém tudo isso você já sabe! Então, para não ser repetitivo começo fazendo algumas perguntas em relação ao seu negócio e projeto:

Incomodado com a falta de organização do seu arquivo?
Pouco espaço físico para guardar documentos?
Falta de agilidade na a busca da informação?
Problemas de conservação das informações mais antigas?
Inconsistência na comunicação entre as áreas funcionais, organizacionais e culturais?
Constatou e mediu a lentidão na tomada de decisão com aumento de custo apesar de toda a tecnologia?
Os projetos registram descumprimento de prazos e normas internas, externas e com o governo?
E para nosso desespero você sente que sua empresa constata a perda ou diminuição da satisfação do cliente? E, o que fazer? Qual o caminho para resolver?

Segundo André Luvizeto Diretor Comercial da BR iT, as respostas e o caminho seguro para se implantar e gerir um Projeto de Gestão Arquivística Documental são os 10 (dez) passos abaixo: 

Primeiro passo: Sempre farás um Diagnóstico e um Planejamento;
Segundo passo: Definirás a Política e Diretrizes em primeiro lugar;
Terceiro passo: Aplicarás a Tabela de Temporalidade e Classificação antes de qualquer automação;
Quarto passo: Sempre constituirás uma Equipe multidisciplinar;
Quinto passo: Nunca desprezarás a Legislação local, Nacional e ou Internacional;
Sexto passo: Jamais permitirás a Sedução por qualquer Tecnologia sem estudo ou prova de conceito;
Sétimo passo: Nunca em hipótese alguma chamarás o “Arquivo de Morto”. Porque os Arquivos são importantes Bancos de Dados, Informações e Conhecimentos de seu Negócio;
Oitavo passo: Não permitirás modismos e confusão entre conceitos, tais como organização com arrumação ou mesmo ERP com GED, ECM. BPM e BI r, por fim colaboração com SIGAD.
Nono passo: Nunca começarás um Projeto sem conhecer as necessidades do usuário e a cultura da empresa ou instituição;
Décimo passo: Sempre terás visão corporativa na implantação de projetos.

Pronto! Feito estas ações simples, mas necessárias que precedem a implantação de qualquer tecnologia... Sergio Gonçalves Diretor de Tecnologia da BR iT apresenta os benefícios que sua empresa alcança com a Digitalização dos Documentos integrada ao negócio:

Rapidez e agilidade no acesso à informação;
Baixo custo na distribuição de informação;
Redução de custo com armazenamento, recuperação e duplicação de papel;
Automação de entrada de dados;
Acesso à informação por um número ilimitado de pessoas e em qualquer lugar;
Melhoria no atendimento ao cliente;
Maior segurança de informações por permitir controle de acesso aos documentos.

Porque a decisão de digitalizar é estratégica e diferencial no atendimento ao cliente e deve considerar as seguintes informações:

Expectativa de vida do documento;
Flexibilidade e Integração entre arquivos em papel e o digital e vice-versa;
Redução de espaço Físico em até 95%;
Benefícios na pesquisa, acesso e armazenamento do documento;
Estratégia de preservação e segurança digital com mitigação de riscos e custos;
Nível de complexidade / interatividade no tratamento do documento;
Aspecto Legal necessários a preservação do documento.

Podemos concluir que todo Projeto é uma oportunidade de melhoria, otimização e gerenciamento da rotina, que gira o PDCA resultando em maior satisfação do cliente.
Então não deixe a oportunidade passar!

Com nosso apoio: transforme seu arquivo morto em informações estratégicas... transforme seu bando de dados em banco de dados num poderoso instrumento de tomada de decisão de baixo custo com rápido Retorno sobre Investimento - ROI.

Termino este rápido e despretensioso boletim te convidando a partilhar as suas necessidades, vitórias e estudo de caso conosco. Temos a maior satisfação em contribuir com seu projeto de Digitalização, Organização Física de Documentos, Organização do Documento Digital, Automação da Gestão de Arquivo através de um software de GED, ECM e ou BPM etc.
Todo sistema requer um trabalho em equipe para torna-lo eficaz! Somos a resposta e, parte de sua equipe!

Autor: Romoaldo Zacarias

O valor do conhecimento é poder compartilha-lo. Vamos crescer juntos ?
Br-it,  empresa de consultoria em Gestão de Documentos, Informações, Conteudo e Processos de Negócio!
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