O papel da M-Files, é ajudar as organizações a entender como uma solução de gerenciamento de conteúdo corporativo (ECM) pode solucionar muitos de seus problemas de negócios dentro da empresa. Em particular,  notamos que as necessidades dos departamentos jurídicos tornaram-se mais uma prioridade para a aquisição.

Isso faz muito sentido

Para muitos departamentos jurídicos, as cargas de trabalho estão aumentando,e a regulamentação cresce, os escritórios são globalizados e as corporações estão se consolidando, mesclando e fazendo aquisições. Simultaneamente sob pressão para governar e proteger informações, para cumprir com os mandatos organizacionais e melhorar a prestação de serviços internos, eles também precisam cortar custos operacionais. Fácil, certo? Errado.
Revisar e Repetir

A quantidade de casos relacionados com documentos, e-mails, contratos e outros arquivos nos departamentos jurídicos crescem em ritmo acelerado, tornando difícil para o pessoal  se manter organizado e gerenciar a carga de trabalho. Além disso, os advogados devem executar os processos manuais associados ao compartilhamento, processamento e armazenamento de informações resultando em fluxos de trabalho mais lentos e tempo perdido para o negócio.

Essas pressões estão levando os departamentos jurídicos corporativos a adotar novas tecnologias para gerenciar sua carga de trabalho, aumentando a eficiência e reduzindo gastos legais externos. A boa notícia é que o M-Files ajuda a aliviar muitos desses desafios:

Colaborar de forma simples e eficiente

Departamentos jurídicos corporativos muitas vezes precisam consultar um advogado externo , e isso fica muito caro, demorado e ineficiente. Além disso, à medida que mais corporações competem em nível global, seus departamentos jurídicos precisam estar prontos para responder, não importa onde seus advogados residam. Esta colaboração envolve frequentemente o acesso e a partilha de arqivos de grandes dimensões. M-Files aborda isso de várias maneiras.

Os departamentos jurídicos podem compartilhar arquivos de casos através de links públicos e funcionários e co-advogados podem acessar informações usando qualquer navegador Windows ou aplicativos móveis.Sabemos que todos têm um dispositivo diferente e M-Files trabalha com todos eles. Portanto, não há razão para que o co-advogado não possa ver e comentar enquanto espera pelo processo.

Gerenciar iterações de contrato

Os contratos são o núcleo da profissão legal e gerenciar eficientemente o processo iterativo pode ser difícil. Revisões podem ser infinitas e  difícil de saber exatamente qual versão está correta. M-Files dá à equipe a capacidade de criar modelos de contratos dinâmicos  fornecendo fluxo de trabalho abrangente para agilizar todas essas revisões e aprovações. No que diz respeito às versões, você pode facilmente reverter e comparar iterações de contratos atuais com versões anteriores de M-Files.

Redução de risco e conformidade

Embora algumas empresas tenham divisões de conformidade separadas, muitos departamentos jurídicos gerenciam diretamente a função de conformidade. O seu papel exige que os programas de conformidade permaneçam em sintonia com os regulamentos vigentes. Além disso, muitos departamentos jurídicos estão aumentando os esforços de avaliação de risco. Com M-Files você pode coletar, organizar e gerenciar evidências para qualquer tipo de auditoria. Ajudamos as organizações a automatizar e padronizar as medidas de conformidade existentes e, ao fazê-lo, seu departamento pode provar que implementou medidas de responsabilidade.

É especialmente importante para os departamentos jurídicos  trabalhar com fornecedores ECM com uma boa dose de experiência no campo jurídico , e nós fazemos! Se você estiver interessado em aprender mais, confira este webinar sobre gerenciamento de contratos ou este vídeo sobre ECM para práticas legais.

O valor do conhecimento é poder compartilha-lo. Vamos crescer juntos ?
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