Com as próximas Brexit e outros fatores que ameaçam a estabilidade econômica no Reino Unido, os conselhos enfrentam fortes pressões para trabalhar de forma mais eficiente e "fazer mais com menos."
M-Files pesquisando autoridades locais através do Reino Unido sobre como eles se planejam para lidar com cortes no orçamento e como isso poderá impactar o modo como gerenciam os documentos e informações.
Nossa pesquisa revelou que os três principais mecanismos de gerenciamento são:
Papel partilhado / indivíduos que partilham Responsabilidades (84% dos entrevistados concordaram)
Automatizando processos manuais sempre que possível (79% dos entrevistados concordaram)
Redução do número de empregados (74% dos entrevistados concordaram)
Reduzir o número de funcionários significa uma carga de trabalho muito menor variado para os demais funcionários. Claramente que os planos para automatizar processos manuais, sempre que possível irá ajudar a reduzir os gastos e minimizar o risco de erro humano a partir de uma mais avançada força de trabalho.
A fim de maximizar a eficiência, é muito impotante que os funcionários não sejam prejudicados pela proliferação de informações, e que eles possam acessar o conteúdo que precisam, quando necessário. Ressaltando o estudo acima mencionado, 28% dos trabalhadores estão perdendo entre 10 e 20 minutos por dia à procura de documentos e informações de que necessitam para fazer seu trabalho. Então, qual é a causa provável deste atraso que se traduz em uma equipe improdutiva e desperdício de tempo, e como isso pode ser melhorado?
Gestão de Informação: Fazer mais com menos
É importante ressaltar que os resultados da pesquisa mostram uma falta de coerência na forma como as autoridades locais estão atualmente gerenciando os seus documentos e informações.
100% das organizações pesquisadas armazenam documentos em arquivos e pastas, em unidades de rede. 44% destas organizações também estão usando aplicativos de compartilhamento de arquivos, e 38% têm informação críticas que residem em seus aplicativos de linha de negócios.
Apenas 25% dos entrevistados têm uma solução de gerenciamento de informações em toda a organização, mas o uso de unidades de rede em conjunto com estas soluções só p dificultam a realização de uma abordagem verdadeiramente coerente e eficaz.
O problema com a dependencia de arquivos e pastas em unidades de rede é que encontrar ou armazenar um documento pode ser um desafio, pois podem haver vários locais susceptíveis de serem aplicados. Torna-se então ainda mais difícil para a próxima pessoa encontrar o documento e como eles não tem idéia da localização acabam por criar uma nova versão. Inevitavelmente isso leva para duplicação de cópias e enormes quantidades de tempo a ser desperdiçado procurando documentos, que podem ou não ser a versão correta do que necessitam. Com CRM, ERP e outros sistemas que também contém informações eles podem comunicar-se uns com os outros, e com os documentos que residem na rede, acabando com vários armazenamentos de informação e com o caos nos conteúdos.
No meu próximo post, vou discutir o desafio crítico Autoridades Locais a respeito da gestão da informação. E eu vou explorar como os governos locais podem "fazer mais com menos", automatizando processos com M-Files.
Olá como podemos ajudar? 
