Varios Locais de Armazenamento

A Gestão da Informação de Negócio está mais complexa do que nunca. A quantidade de dados só cresce, e são muitas vezes armazenados em uma variedade de sistemas diferentes ou espalhados por unidades compartilhadas, tornando-se difícil de encontrar e controlar. Várias interfaces diferentes retardam a adoção do usuário e diminuem a produtividade.

Em suma, o ambiente de gestão da informação empresarial hoje é caótico, complicado e são um dreno em recursos de TI. E quanto maior a empresa, pior é.

Isso soa familiar? Leia para saber mais sobre como uma nova abordagem correta para ECM ajuda a resolver esses desafios.

Outro sistema de ECM não é a resposta.

As empresas muitas vezes já tem vários sistemas - tudo a partir de pastas compartilhadas na rede de sistemas ECM complexos, como OpenText ou Documentum, e novos serviços de compartilhamento de arquivos como o Box e Dropbox. Alguns estão local e alguns estão na nuvem. Quanto maior a empresa, maior o numero de sistemas e complexidade da gestão. E a cada novo projeto adiciona-se mais um repositório para facilitar mais na verdade o torna pior.

E se fosse possível encontrar facilmente o que você precisa em qualquer repositório ou sistema, mas também enriquecer e reutilizar informações localizadas em qualquer lugar, sem prejudicar os sistemas e processos existentes?

Permitir  inovações e ao mesmo tempo maximizar investimentos existentes em TI

Escolher um sistema de ECM é geralmente uma decisão de cima para baixo e que requer mudança organizacional, e a gestão da mudança é difícil. Infelizmente, a resistência à mudança impede a inovação, que muitas vezes começa em departamentos ou processos pequenos da empresa.

E se fosse possível permitir aos departamentos e pequenos grupos de trabalho agregar valor e reutilizar informações para apoiar novas iniciativas e necessidades específicas de negócios, como no jurídico, contabilidade e recursos humanos, sem interromper os sistemas e processos existentes? Bem agora é possível.

Sem a necessidade de migrar

Um dos primeiros e maiores obstáculos para a implementação de um novo sistema de ECM é a migração de dados. Como mover todos os dados existentes em tantos repositórios para o novo sistema? Isso seria difícil, demorado e caro.

E se você não tiver que migrar coisa alguma? Não seria incrível? Pois é assim que funciona o M-Files

Uma interface familiar para o usuário acelerar adoção

O ECM tradicional simplesmente não tem correspondido as expectativas. A primeira impressão é que é complexo e difícil de aprender, e na maioria dos casos, isso é infelizmente verdade.

Com um novo sistema, há uma nova interface para ser aprendida. Então, as pessoas começam a trabalhar em torno do sistema, e a piorar o caos.

Não seria muito melhor se informações de vários sistemas pudessem ser acessadas e gerenciadas com uma única interface unificada e que seja comum e familiar? Bem isso pode e já esta sendo feito.

O que vs. Onde

A antiga abordagem ao ECM foi sempre sobre onde a informação esta armazenada, que pasta, que biblioteca, que site? E com vários sistemas, o problema fica exponencialmente mais difícil.

A nova abordagem de ECM não está preocupada com a localização de informação, apenas o contexto e a sua relevância para a tarefa em que esta inserida. O novo ECM é dinâmico e personalizado; as informações mostram-se de forma diferente para diferentes funções, equipes e indivíduos.

É intuitivo; Todos sabem com quais documentos e informações estão trabalhando.

A ponte entre sistemas core business e conteúdo

Sistemas ECM têm sido tradicionalmente focados em gestão de documentos e outros conteúdos com contratos, propostas, faturas e assim por diante, muitas vezes referida como "Conteúdos não Estruturados" Mas outros sistemas core business (CRM, ERP, RH, etc.) também contêm informações vitais para a gestão de documentos e outros conteúdos.

A nova abordagem para a ECM abrange estes sistemas centrais para criar uma, visão 360° unificada de informações, então não importa qual sistema você está usando, Você Sempre Vai Encontrar o que Precisa.

Uma camada de Metadados Inteligentes

A nova geração de ECM é muito mais do que apenas um lugar para armazenar e processar informações, ela aproveita uma arquitetura aberta que suporta as melhores análises, processando a linguagem natural (NLP). Uma nova abordagem poderosa, baseada em metadados para criar uma "CAMADA DE METADADOS INTELIGENTES" que unifica vários sistemas de repositórios baseados no contexto, enquanto o conteúdo e dados de real relevancia permanecem no lugar. A informação é classificada e organizada automaticamente e o sistema se adapta e melhora ao longo do tempo com base em métricas-chave e com o comportamento do usuário.

A nova abordagem do ECM é fácil, dinâmico e inteligente, e a M-Files está liderando o caminho! Soa interessante? Clique abaixo para nos contactar e aprender mais.

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