Há um discurso famoso por Winston Churchill, primeiro ministro britânico do tempo da guerra. Neste discurso, ele diz uma de suas frases mais famosas, "Agora este não é o fim. Não é nem o começo do fim. Mas é, talvez, o fim do começo."
O anúncio da aquisição da Documentum pela OpenText no início desta semana trouxe esta declaração histórica à mente, como nós na M-Files percebemos este marco no mercado de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM). Nas palavras de Cheryl McKinnon de Forrester, ela representa uma "mudança de guarda", mas também a vemos como muito mais. Ao invés de marcar o próximo estágio de mudança evolutiva, ou convergência para o jogo final para ECM, nós vemos isso como um sinalizador de um futuro dramaticamente diferente. Um ponto de inflexão sinalizando uma oportunidade para as empresas se afastarem os antigos modos de gerenciamento, em que as promessas de ECM muitas vezes permanecem ineficazes.
Os bons e velhos tempos…
Documentum e OpenText foram fundados em 1990 e 1991 respectivamente, então ambos têm agora mais de 25 anos de idade. Isso é um longo tempo em geral, mas na tecnologia é uma vida inteira. Imagine o que você estava fazendo com computadores em 1990? Eu trabalhei na Autodesk e a grande maioria dos clientes do AutoCAD estava rodando em DOS. Usamos um antigo sistema de e-mail 3COM também em execução no DOS, e a maioria das pessoas nem sequer usavam consistentemente. Não havia World Wide Web, e usar a Internet era semelhante a execução de comandos no UNIX. Eu consegui fazer uma demonstração pessoal do AutoCAD com Timothy Leary, mas essa é outra história.
Considere que isso estava de volta quando a metáfora de desktop e pastas estavam ganhando espaço, e aqui estamos hoje com dois grandes fornecedores ambos começaram naquela época e agora consolidam em uma entidade maior. Inovar no resultante "blob" vai ser mais difícil do que nunca, de fato, quase impossível. Como Clayton Christensen descreve em seu excelente livro, "The Innovator's Dilemma", empresas arraigadas em modelos de negócios tradicionais e abordagens que são muito difíceis de mudar por causa do medo de gerenciar seus negócios existentes. Uma empresa ainda maior composta de vários vendedores entrincheirados apenas agrava o desafio.
Isso não é um bom presságio para os clientes de qualquer empresa para pré-aquisição. No caso do OpenText, eles devem mostrar aos seus acionistas retornos de uma aquisição tão grande, mas nem Documentum nem OpenText estão crescendo, e de fato, de acordo com o Gartner, ambas as empresas estão perdendo participação de mercado. Então, como a entidade pretende mostrar esta aquisição? Muito provavelmente, somente cortando custos (por exemplo, pessoal), ou aumentando os preços. Portanto, isso não é nada de bom para o negócio da Documentum, onde esses cortes de pessoal provavelmente virão, mas também pressiona o negócio global para mostrar um ROI, estimulando a necessidade de aumento de preços ou redução de custos no negócio do OpenText.
Estes dois jogadores e outros como eles, por exemplo, a IBM (a FileNet foi fundada em 1982), a Hyland (fundada em 1991), etc., desempenharam papéis centrais no início deste mercado, mas também contribuíram para muitos dos desafios que os negócios enfrentam hoje com seus sistemas ECM atuais. Eles são complexos e difíceis de usar, criando barreiras para adoção do usuário, ao mesmo tempo em que são complicados e caros de implantar e manter.
A Abordagem Antiga: Migração de Informação e Bloqueio de Fornecedores
A velha abordagem para ECM era tudo sobre onde o conteúdo ou informações estavam armazenadas. Na verdade, para essencialmente todos os sistemas ECM de hoje, para obter valor do sistema ou um conteúdo muito bonito tem que residir nesse sistema. Qualquer pessoa que implementa um sistema ECM lida com isso, uma das primeiras etapas para obter uma solução ECM em produção é a migração de dados, isso realmente não se limita a sistemas mais antigos, até mesmo novos serviços como Box e Dropbox são baseados no requisito de que as informações devem primeiro ser migradas para esses sistemas. É preciso tempo e dinheiro para mover as informações, além de exigir um esforço significativo para gerenciar a mudança, como muitas vezes muitos usuários (e gerentes) não querem mudar, não porque estão particularmente felizes com o sistema antigo, mas porque Eles preferem viver o “inferno” que eles conhecem do que investir no “céu” que não conhecem.
A aversão à mudança e ao desafio com a migração muitas vezes leva ao "bloqueio" do fornecedor, o que compromete as empresas ao destino dos fornecedores que escolheram. Além disso, à medida que surgem novas necessidades, em vez de lidar com o tão temido desafio de mudança e migração, um novo sistema é adquirido para resolver essa necessidade particular, levando a uma proliferação de sistemas com diferentes interfaces de usuário e interoperabilidade limitada que inibem a produtividade e colaboração e quanto maior a empresa, maiores as dificuldades.
Em segundo lugar, as estruturas de pastas são quase inteiramente subjetivas. Eu desafio você a olhar para quaisquer uma das estruturas de pastas criadas por pessoas diferentes e encontrá-las ao mesmo tempo. Todos abordam problemas de forma única e, em geral, organizam as coisas de maneira que façam sentido individual. Agora considere como isso pode afetar os departamentos da mesma empresa, ou de diferentes empresas da mesma indústria, para não mencionar entre empresas diferentes em diferentes indústrias. A nova abordagem é toda sobre contexto, o que a informação é e se é relevante para a necessidade (sua necessidade atual). E essa necessidade pode ser, e geralmente é diferente para os outros. No moderno, "o que é versus onde está armazenado" qualquer informação pode "aparecer" em vários "lugares" com base no contexto. Esses lugares não são fixos e dinâmicos. Um contrato único pode aparecer com outras informações relacionadas ao cliente para vendas e também aparecer com contratos legais pendentes, independentes do cliente, para o departamento jurídico.
Além disso, a nova abordagem é completamente objetiva. Um contrato é um contrato se você está em vendas ou o departamento jurídico. Além disso, esse fato é constante não apenas entre os departamentos da mesma empresa, mas entre empresas diferentes no mesmo setor, e até mesmo em empresas diferentes em diferentes indústrias. A partir desse fundamento objetivo e preciso, em outras palavras, as pessoas geralmente obtêm direito. Além do mais, é conceitualmente intuitivo. Todo mundo sabe em que eles estão trabalhando, e eu gostaria de sugerir que se um não sabe em que está trabalhando, então há problemas maiores para serem tratados. No entanto, adivinhar onde algo está ou deve ser armazenado é um problema totalmente diferente que é totalmente dependente do quem configurar a estrutura de pasta. Tente olhar para qualquer partilha de arquivo de rede (ou estrutura de pastas na caixa ou Dropbox) e diga-me que não é verdade.
Esta é a nova abordagem, e é altamente personalizada. Não se trata apenas de nuvem ou móvel, trata-se de uma nova maneira dinâmica de organizar, processar, proteger, reter e eliminar as informações. Recolher o velho paradigma dos anos 1980 e 1990.
A Camada Inteligente de Metadados: O Futuro é tão Brilhante
Então, o que impulsiona todo esse futuro dinâmico, personalizado e contextual? Metadados. Os metadados são o motor da nova arquitetura moderna. Os metadados nos permite definir o que é algo e o que está relacionado de uma forma objetivamente precisa e intuitiva. E antes de dizer, mas os metadados são difíceis, pense sobre a última vez que você gastou uma quantidade desmedida de tempo procurando o documento que você precisava, antes de desistir e recriá-lo. Pior, o que sobre a informação importante que alguém criou que você não estava ciente e nunca soube que existia? É uma oportunidade perdida que você nunca sabia que estava perdida. É isso que chamamos de difícil. E há muito mais para esta história quando você traz a noção de classificação automática e geração de metadados, mas isso é para outra postagem no blog.
Então aqui é onde fica realmente interessante. Depois de desacoplar do local (ou seja, onde a informação é armazenada) e se concentrar no que é você em um mundo totalmente novo de gerenciamento de informações. Talvez na nuvem, talvez não. Talvez seja no Office365 ou no SharePoint on-line, talvez seja em um compartilhamento de arquivo de rede, talvez Box ou Dropbox, ou Documentum, ou OpenText, ou Salesforce (que disse que tinha que ser conteúdo?). Imagine uma "camada de metadados" que se conecte dados e conteúdo em que residem essencialmente qualquer arquivo ou sistema baseado em contexto. Tecnologia e interfaces de usuário são apenas meios para um fim; Se pudermos minimizar as limitações colocadas pelos vários sistemas, interfaces de usuário e informações em uso e as empresas foquem no que a informação realmente é e por que é importante, começamos a nos aproximar do verdadeiro objetivo: acessar rapidamente as informações que as pessoas precisam para fazer o trabalho agora.
A migração de dados se torna uma relíquia do passado
E o que dizer desses grandes obstáculos aos sistemas ECM discutidos anteriormente: migração de dados e gerenciamento de mudanças? E se os dados e o conteúdo não precisassem ser migrados para permitir a evolução das necessidades de negócios e novos casos de uso? E se os dados e o conteúdo pudessem permanecer no local, sem perturbações, para que os usuários existentes pudessem continuar ininterruptamente, enquanto novos casos de uso, para departamentos específicos ou mesmo pequenas equipes, pudessem prosseguir? Isso permite a inovação nesses aspectos do negócio com a visão e a necessidade, ao mesmo tempo em que evita alguns dos maiores obstáculos à ECM no passado e permite que os processos e sistemas de negócios existentes continuem em vigor, até a organização optar por avançar com mudança em uma escala maior.
Este é o futuro do ECM, e está muito próximo, o suficiente que agora é hora de começar a pensar sobre como esta nova abordagem pode afetar o seu negócio. Gostaríamos de ajudá-lo com isso.
Isso me traz de volta à linha inicial do discurso de Churchill em 1942: "Eu percebo, meu Lord Mayor ... que as notícias das várias frentes tem sido um pouco melhor ultimamente."
Olá como podemos ajudar? 
