Todos nós já estamos lá, seja por bandwidth-hogging de servidores antigos, aplicativos de negócios desatualizados (LOB) ou pelo sistema de gerenciamento de conteúdo corporativo legado (ECM), manter a velha tecnologia é um dos desafios mais difíceis enfrentados pelos CIOs. Constantes inovações tecnológicas, muitas vezes enfraquecem o valor agregado de sistemas legados que foram implantados ao longo dos anos.
No entanto, em algum momento, o peso dos sistemas herdados em termos de custo para mantê-los e sua incapacidade de se adaptar para atender às necessidades de negócios em constante mudança torna-se um fardo para a empresa. Em particular, a manutenção de sistemas ECM herdados pode ser extremamente onerosa. Recentemente, uma grande empresa farmacêutica, com sede em Nova Jersey, estão gastando US$ 11 milhões por ano para manter um sistema ECM de 15 anos.
Problemas do ECM legado estão bloqueando sua empresa?
Os sistemas ECM herdados ganham esse rótulo porque a tecnologia do fornecedor original está desatualizada ou obsoleta, mas o serviço que este executa ainda é relevante. Isso coloca a organização em uma posição difícil e obriga-os a fazer a pergunta: "Devemos ficar com o nosso sistema atual que é version-locked ou devemos investir em uma solução mais recente que pode melhor atender às nossas necessidades específicas?"
Antes de estabelecer se você deve fazer a transição de seu sistema legado ECM para uma solução ECM de inovadora, há várias perguntas que eu faço aos meus clientes que você também deve considerar:
É rentável manter o sistema ECM legado?
Há suporte suficiente e disponível para o sistema legado ECM? Está sendo extinto?
Será que precisamos integrar o sistema ECM legado com o novo sistema ECM?
O sistema ECM legado suporta integração com novas aplicações LOB?
O sistema ECM legado suporta a nossa força de trabalho móvel?
Será necessário executar uma migração de dados se fizermos a transição do nosso sistema ECM legado para uma nova solução?
Considerando Risco e Custos antes de Remover e Substituir
Quando uma organização está enfrentando desafios por causa de seu sistema ECM legado, muitas vezes são tentados a substituí-lo rapidamente – e francamente esta tem sido a única opção viável se deseja aproveitar a nova tecnologia. No entanto, eu exorto cautela porque não pode ser a escolha mais sensata. Uma completa removação-substituição introduz um grande risco para as empresas. A maioria dos líderes de TI provavelmente não precisa de um lembrete sobre os riscos envolvidos durante o processo de migração. Como e quando você transfere seus ativos de informações de um sistema legado requer muita previ
são e planejamento. É fundamental considerar quanto tempo você gastou personalizando seu sistema antigo e quanto tempo você precisará configurar o novo. Igualmente importante no cálculo do risco é considerar como essa interrupção afetará sua base de clientes interna e externa. Além disso, o risco de erros na recriação da lógica de negócios, políticas de segurança e permissões no novo sistema precisam ser considerados. Além disso, é importante não descartar o obstáculo de introduzir um sistema completamente novo e os desafios de adoção de usuários que essa mudança pode apresentar (embora o M-Files seja especificamente escolhido por causa da fácil adoção do usuário final).
O caminho do meio
Agora, com a nova versão do M-Files com IML (Intelligent Metadata Layer), há um caminho intermediário. Você não precisa remover e substituir. Uma solução ECM inovadora como o M-Files pode "jogar bonito" com outros sistemas ao mesmo tempo em que controla o versionamento, garante que as informações não sejam salvas em diferentes aplicativos e repositórios. O futuro da ECM reside na dissociação de informações de "onde" reside e em vez disso se concentra em "o que" é. Assim que o foco é deslocado dessa maneira, muitos dos riscos mencionados acima são atenuados e o conteúdo pode ser acessado e gerenciado, com segurança, independentemente do sistema ou dispositivo.
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