Gerenciar documentos com facilidade!

A gestão de documentos abrange todas as unidades empresariais, funções e processos organizacionais. Portanto, é essencial para a eficiência dos negócios com acesso rápido e fácil aos documentos certos, no momento correto.

O gerenciamento de documentos raramente é o principal negócio (core business) de uma empresa (Organização). No entanto, os colaboradores (Funcionários) gastam muito tempo gerenciando e controlando os documentos. Este tempo e energia poderiam ser gastos (Empregados) no negócio principal (core business) da empresa (Organização).

As soluções M-Files automatizam o gerenciamento de documentos de maneira fácil e eficiente. Permitindo que documentos e informações trabalhem para o seu negócio (Você), e não ao contrário (vice-versa).

Proteja e garanta o acesso aos documentos!

Em qualquer negócio, você precisa garantir que somente a pessoa certa acesse o documento. O gerenciamento de permissões de acesso numa estrutura tradicional é baseado em pastas, que utilizam e exigem trabalho manual, principalmente quando há alterações na empresa (organização). As soluções M-Files oferecem o acesso aos documentos de maneira simplificada (Amigável).

As permissões M-Files são dinâmicas e baseadas em metadados, podendo ser baseados em qualquer critério, desde o tipo de documento, ao projeto ou vinculado com o fluxo de trabalho (Workflow / Processo Produtivo). Quando ocorrem mudanças dentro da empresa (Organização) ou grupos de trabalho (Equipe), as permissões também mudam automaticamente. Os documentos estão sempre disponíveis para as pessoas certas!

Os direitos de acesso do usuário são baseados em funções (Atividades) automatizadas, que permitem ao seu departamento de TI se concentrarem no suporte no negócio (Core business), em vezes de obrigar o uso manual dos direitos de acesso dos usuários (Consequentemente aumentando os custos).

Encontre o documento certo! Sempre que precisar encontra-lo!

Quando você arquiva os documentos e dos seus colegas devem encontra-los podemos nos aborrecer. É impossível saber em qual pasta o documento foi salvo. Se seu colega salvou o documento, por exemplo na pasta do cliente, na pasta do projeto ou mesmo na pasta de contratos.

As soluções M-Files salvam os documentos no repositório denominado de “Vault”, que é descrito como atributos dos metadados. Ao invés de perdermos tempo selecionando pasta, ao sabermos o tipo de documento, que está se salvando e marcá-lo para o cliente ou projeto certo.

Pode-se organizar o conteúdo criando visualizações dinâmicas que listam os documentos e outras informações com base em qualquer critério; como por exemplo: por cliente, por projeto, por data de expiração, por tipo de documento ou por autor. Podemos criar o atalho “Documentos mais recentes” permite encontrar os documentos rapidamente com os quais você está trabalhando.

Além disso, todo o conteúdo é indexado para pesquisa dotexto completo (Documento).

Trabalhe sempre com a versão atual! Trabalhe sempre com a versão mais recente!

Em uma configuração tradicional baseada em pasta: o gerenciamento de versões dos documentos podem ser um problema grave. E podem representar custos, pelo retrabalho! Por exemplo: onde o documento é salvo? Uma versão do documento é salva na pasta de rede, uma outra versão do mesmo documento na caixa de entrada de e-mail, uma outra na área de trabalho de outra pessoa e assim por diante.

As soluções M-Files, a equipe sempre tem uma versão atual de qualquer documento. Todos trabalham com a mesma versão e o histórico de versões é salvo automaticamente. Ao se encontrar o documento que você procura receberemos a versão mais recente.

Colabore e compartilhe eficientemente qualquer documento.

Com as soluções M-Files: a colaboração e o compartilhamento de informações com colegas, com parceiros, com clientes e outras partes externas são fáceis e eficientes.

Você pode compartilhar um link para o arquivo do M-Files sem enviar uma cópia real do arquivo, o que garante que todos tenham acesso à uma versão comum. Esses links podem ser compartilhados com pessoas externas que não possuem arquivos M-Files.

As ferramentas de colaboração são integradas, como anotações e tornam a coautoria (Trabalho em equipe) fácil e eficiente. Pode-se acessar o documento utilizando qualquer dispositivo, até mesmo os dispositivo móveis.

Suporte para todos os tipos de documentos - até mesmo e-mail

As soluções M-Files suporta todos os formatos de documentos, desde arquivos como Microsoft Office até os formatos de imagem mais comuns e arquivos como AutoCAD.

As soluções M-Files também é integrado ao Microsoft Outlook, que permite armazenar os e-mails e anexos críticos para a preservação de longo prazo.

Automatize os fluxos de trabalho de gerenciamento de documentos

O gerenciamento de documentos normalmente é um facilitador de negócios, não o próprio negócio (core business). Portanto, é benéfico automatizá-lo (Gerenciamento de documentação) ao máximo possível para permitir que os funcionários trabalhem com foco no negócio (Core business sem perder tempo e aumentando os custos).

As soluções M-Files permitem que se pare de trabalhar simplesmente com foco nas informações e, em vez disso, colocam as informações para trabalhar para você (Foco no core business).

Pode-se configurar fluxos de trabalho automáticos para suportar seus processos de negócios e deixar que o sistema cuide de todo o ciclo de vida do gerenciamento de documentos.

Acesse os documentos a qualquer hora, em qualquer lugar e com qualquer dispositivo!

A necessidade de acessar e gerenciar documentos nem sempre acontece convenientemente durante o expediente.

As soluções M-Files funcionam com qualquer dispositivo, permite que se acessem e trabalhem com documentos em pastas de rede usando seu dispositivo móvel. Ter acesso sem precedentes a informações relevantes por meio do M-Files oferece agilidade em todos os seus processos de negócios (Core business), mesmo se você esteja desconectado (Off-line).

O gerenciamento de documentos é apenas o começo...

O gerenciamento de documentos, embora vital para o sucesso dos negócios, é apenas o começo. Se você apenas gerenciar determinados documentos em um repositório específico, não obterá todos os benefícios da verdadeira eficiência (Devemos buscar R.O.I).

As soluções M-Files permitem irmos além do gerenciamento tradicional de documentos. Podemos encontrar (Pesquisar), gerenciar e compartilhar documentos e outras informações, como por exemplo: casos, desvios de qualidade e resultados de auditoria em todos os sistemas e repositórios, e utilizar qualquer configuração de plataforma: local, na nuvem ou híbrida. Podemos s beneficiar do gerenciamento inteligente e automatizado de informações com base em inteligência artificial, tudo isso enquanto desfrutamos da facilidade com uso de uma interface de usuário comum e da experiência do usuário. Esta é a abordagem do M-Files para o gerenciamento de documentos e chamamos isso de Intelligent Information Management (GED / ECM / BPM).

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