BPM – Business Process Management / Gerenciamento de Processos de Negócio: União conceitual entre gestão de negócios e tecnologia da informação com foco na otimização dos resultados das organizações por meio da melhoria dos processos de negócio e informação.

Digitalização: Conversão de documentos em formato analógico (Papel, Microfilme, etc.) em documento em formato digital.

Documento Arquivístico: “Informação registrada, independente da forma ou do suporte, produzida ou recebida no decorrer das atividades de uma instituição ou pessoa, dotada de organicidade, que possui elementos constitutivos suficientes para servir de prova dessas atividades.” (CONS. NAC. ARQ. CTDE. Glossário..., 2004, p. 7.)

Documento Digital: “Unidade de registro de informações codificadas por meio de dígitos binários.” (CONS. NAC. ARQ. CTDE. Glossário..., 2004.)

Documento eletrônico: “Unidade de registro de informações acessível por meio de um equipamento eletrônico.” (CONARQ. CTDE. Glossário…, 2004.)

ECM - Enterprise Content Management / Gestão do Conteúdo Documental: Conjunto de tecnologias que permite gerenciar o conteúdo corporativo.

Gerenciamento Eletrônico de Documentos - GED: Conjunto de tecnologias que permite gerenciar e preservar documentos em formato digital.

Gestão de Documentos - GD: Conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.” (BRASIL. Lei 8.159 / 91, art. 3º.) Termo equivalente a gestão documental.

Indexação: Processo pelo qual documentos ou informações são representados por termos, palavras chave ou descritores, propiciando a recuperação da informação.

Informação: Todo e qualquer elemento referencial [noção, ideia ou mensagem] contido num documento (...) Em processamento de dados, um ou mais dados articulados colocados na memória do computador. (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionário..., 1996.)

SIGAD - Sistema Informatizado de Gestão Arquivística de Documentos:  É um conjunto de procedimentos e operações técnicas que visam o controle do ciclo de vida dos documentos, desde a produção até a destinação final, seguindo os princípios da gestão arquivística de documentos e apoiado em um sistema informatizado.

Um SIGAD tem que ser capaz de manter a relação orgânica entre os documentos e de garantir a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo do tempo, aos documentos arquivísticos, ou seja, seu valor como fonte de prova das atividades do órgão produtor. . CONARQ – E- ARQ – Pagina 14.

O SIGAD é aplicável em sistemas híbridos (Gestão Arquivística, Digitação, GED, ECM e BPM), isto é, que utilizam documentos digitais e documentos convencionais.

Tabela de temporalidade e destinação - TTD: "Instrumento aprovado por autoridade competente que regula a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente), define prazos para a guarda temporária (vigência, prescrição e precaução), em função de seus valores administrativos, legais, fiscais e determina prazos para sua transferência, recolhimento e eliminação." (BERNARDES, Como fazer avaliação..., 2003, p. 8.)

Tipo Documental - TD: ”Configuração que assume uma espécie documental, de acordo com a atividade que a gerou.” (CAMARGO & BELLOTTO. Dicionário..., 1996.) Exemplo: boletim de ocorrência, certidão de óbito, declaração de bens, relatório de fiscalização. Significa o mesmo que “Tipologia documental”.

Tratamento Arquivístico - TA: “Conjunto de operações e tarefas que se aplicam aos documentos em cada fase de seu ciclo de vida, com o objetivo de garantir sua conservação, organização, acessibilidade e utilização de acordo com a finalidade que determinou sua produção.” (OLIVEIRA, Daise, 2003, p. 187.).