Normalmente, apenas uma fração dos ativos de informação de uma empresa consistem em dados estruturados, ou em outras palavras, dados que são organizados automaticamente e são acessados por meio de aplicações de negócios. O exemplo mais comum de dados estruturados são os banco de dados onde as informações específicas estão armazenadas com base numa metodologia de colunas e linhas.
Por muitos anos, a única maneira de implementar uma solução de gestão de documentos era a compra de licenças de software para rodar em servidores internos. As empresas então, alocaram recursos existentes ou contrataram pessoal técnico adicional para administrar o sistema, os dados de backup e solucionar problemas.
Então, quando o hardware e software utilizado ficava obsoleto, as empresas tinham que re-investir nestes activos através de atualizações periódicas.
É normal procurar um item em um armário de arquivo e não encontrá-lo, de fato, os funcionários gastam um quinto do seu dia procurando cópias, e em apenas 50% dos casos eles encontram a informação no lugar esperado.
Trabalho desperdiçado a procura de arquivos é de longe a maior despesa relacionada ao sistemas de registos de papel. Em alguns casos, os funcionários nunca encontram o documento e o jeito é refazer o trabalho, gerando perda de tempo, e consequentemente dinheiro.
Há vários fatores que podem motivar as empresas a implementar uma solução de gerenciamento de documentos. Muitas organizações buscam um controle mais efetivo enquanto para outras focam na capacidade de encontrar a informação certa na hora certa, e reduzir os custos ocultos de um sistemas baseados em papel.
Durante a última década, se tornar "verde" está no topo das buscas para as empresas de todos os tamanhos e em todas as indústrias. Executivos de todo o mundo estão à procura de formas para reduzir o impacto da sua organização sobre o meio ambiente. Legislação, pressões sociais e programas de responsabilidade social corporativas estão reforçando a necessidade para as empresas reduzir a utilização de carbono e utilizar melhor os recursos.
Organizações de manufatura produzem uma enorme quantidade de documentação que impactam diretamente na qualidade dos produtos que eles produzem. Como resultado, eles podem facilmente ser vítima de problemas de qualidade sem uma solução de gestão documental eficaz, e as consequências podem variar de ineficiências organizacionais até a perda de receita.
A gestão e o controle de documentos são componentes críticos no sistemas de gestão de qualidade de um Empresa, conformidade com a ISOs, regulamentos da FDA, boas práticas de fabricação (BPF), procedimentos operacionais padrão (SOP), corretivas e ações preventivas (CAPA) e outros regulamentos e normas da indústria que têm requisitos específicos relacionados com a documentação.
Isso inclui a criação e manutenção de documentos que descrevem os processos e procedimentos chaves, gestão e acompanhamento de versões, controle de acesso do empregado e dos parceiros de documentação e assim por diante.
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